Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
«Юридична газета». 2020. 29 травня
Олена Кібенко,
суддя Великої Палати Верховного Суду
Коли сьогодні говорять про ЄСІТС чи електронний суд, то концентруються в основному на роботі електронного кабінету учасника процесу: чи можна подати через нього процесуальні документи, взяти участь у відеоконференції, переглянути матеріали справи, сплатити збір тощо. Однак жодний електронний кабінет учасника процесу не запрацює ефективно, якщо такі ж зручні електронні кабінети не будуть створені для суддів, помічників та працівників апарату суду.
Сьогодні робоче місце судді виглядає як використання набору різних електронних ресурсів (опишу на власному прикладі):
Багато країн вже перейшли на систему електронного управління справами. Її особливість полягає в тому, що суддя, його помічники, працівники апарату суду мають свої електронні кабінети, через які відбувається інтегрований доступ до всіх програм, ресурсів, реєстрів, необхідних для роботи суду. Інтерфейс такої програми має бути зручним та інтуїтивно зрозумілим. Такі програми працюють в більшості інших країн.
Американський досвід
У 2018 р. знайомилися із системою електронного управління справами в Окружному федеральному суді штату Айдахо. Стисло це виглядає таким чином. Кожен суддя, працівник суду має власний електронний кабінет. Кожен користувач, залежно від статусу, має різні рівні адміністрування (доступу). Пароль потрібно змінювати кожні пів року. Більшість документів у систему, включаючи судові рішення, вносять клерки секретаріату. Ні суддя, ні його помічники цим не займаються. Хоча потенційно мають такі права.
Через програму суддя створює процесуальні документи, може переглянути всі процесуальні документи та всі процесуальні дії у справі (перебіг справи), перевіряє, які справи перебувають у його провадженні на поточний момент, бачить всі дедлайни та перелік документів, які потребують певних дій (наприклад, клопотання, на які слід відповісти). Також програма дає дуже багато статистичних звітів: скільки справ розглянув суддя за певний період, скільки днів витрачено на розгляд кожної справи. Суддя бачить не тільки свою статистику, але й статистику інших суддів для порівняння показників.
Система надає можливість судді заповнювати та переглядати свій календар. Інформацію щодо засідань вносить секретар судового засідання за погодженням із суддею, іншу інформацію (відпустки, участь у зустрічах, конференціях тощо) вносить суддя. З календаря можна одним кліком перейти на докет (профайл) справи, яка внесена до календаря. Календар у програмі синхронізується з особистим календарем судді, тобто в будь-який момент зі смартфону суддя може переглянути свій графік чи внести до нього інформацію. Для цього йому не потрібно заходити у програму. Також є програма внутрішніх месенджерів, яка поєднує всіх суддів та працівників суду.
Через систему призначаються дати засідань та інших дій, після цього сторонам автоматично надсилаються повідомлення. У програму завантажуються всі протоколи судових засідань та аудіофайли. Суддя може користуватися програмою з будь-якого куточка світу через VPN. З комп'ютера чи ноутбука буде завантажена повноцінна версія, зі смартфонів та планшетів — версія зі значно обмеженими можливостями. Суд обладнаний системою цифрової телефонії (cisco), інформація з якої потрапляє у програму.
Працівники секретаріату витрачають не більше ніж 30 хвилин на день для сканування документів, адже основний тягар сканування покладений на адвокатів. Як виняток, надвеликі за обсягом документи можуть не скануватися, а зберігатися на СD, про що робиться відмітка у програмі. Деякі штати замість цього дробили документи. Документи можуть зберігатися у паперовій формі (у виняткових випадках, коли не вдається забезпечити достатню якість сканування), про це також робиться відмітка у програмі, щоб потім можна було знайти та переглянути оригінал.
Нова система була запроваджена достатньо давно — ще у 2004 р. Понад рік тривала підготовка суду до запровадження цієї нової системи. Спочатку працювати у програмі вчилися судді та апарат суду. Була створена тренувальна модель програми на окремому сервері, в якій відпрацьовувалися всі проблемні моменти. Всі тренінги були безкоштовними.
Запорукою успіху було те, що адвокати прийняли цю систему і були адептами, рушійною силою її найшвидшого провадження. Керівник IT‑департаменту, розповідаючи про численні переваги електронного файлінгу та кейс-менеджменту, зазначив: «Ми буквально «продали» цю систему адвокатам. Ми активно працювали з групою адвокатів із провідних юридичних фірм, які потім поширювали інформацію про переваги системи в юридичній спільноті».
Був створений кол-центр. Однак там працювати виключно досвічені працівники суду, які знали систему «від А до Я». Залучення аутсорсингових організацій для обслуговування кол-центру було визнано недоцільним, адже вони не зможуть надати швидку та кваліфіковану відповідь на запитання. Всі консультації щодо користування програмою проводилися і проводяться за безкоштовним номером телефону (навіть сьогодні, після 14 років роботи адвокатів з програмою). Молоді правники приходять працювати в юридичні фірми й телефонують до суду, коли вперше починають вносити документи в систему і щось не виходить.
Дуже важливим було публічне проголошення жорсткого дедлайну — багаторазове повторення через ЗМІ, сайт суду та інші джерела, що з певної дати всі адвокати обов'язково повинні перейти на використання системи електронного файлінгу, а також що суд вже не прийматиме звичайні паперові документи, що не буде жодних винятків. Багато адвокатів були змушені перейти до використання швидкісного інтернету, адже у 2004 р. достатньо поширеним було dial‑up з'єднання, через яке неможливо було швидко передавати документи. Також був створений і розміщений на сайті детальний довідник з користування програмою, який постійно оновлюється.
На початку запровадження програми існував шалений опір серед суддів та персоналу. Причинами такого опору було небажання навчатися нового, невміння користуватися технікою, побоювання щодо скорочення робочих місць у секретаріаті суду (вони дійсно скоротилися майже на третину). Один суддя навіть приніс величезну теку з документами, щоб довести, що їх ніяк не можна відсканувати й розмістити в докеті справи. Потім цей суддя став одним з найбільших адептів програми. Спочатку багато суддів роздруковували для себе відскановані документи, але сьогодні всі працюють зі сканами, майже ніхто вже не друкує документи. В кабінетах суддів та помічників є комп'ютери з дуже великими екранами, з яких зручно читати документи. До того ж є декілька таких комп'ютерів, що також робить більш зручною роботу: на одному екрані суддя може працювати з проектом документа (наприклад, рішення), а на іншому — відкривати необхідні для роботи файли.
Для запровадження системи в суді був призначений менеджер проекту — справжній лідер, який вів за собою весь колектив і забезпечував дотримання всіх дедлайнів. Також були створені комітети для роботи з окремими групами питань (комітет зі зміни внутрішніх процедурних правил та зовнішніх регуляцій суду, комітет із зовнішніх та внутрішніх тренінгів, комітет з конфігурації інтерфейсу програми). В роботі комітетів брали участь адвокати.
Суд не зберігає паперові копії документів. Тож дуже важливим є питання збереження даних. Для цього використовуються різні методи (бекапи раз на день, реплікація в режимі реального часу). Суд з 2010 р. не має своїх серверів, всі дані зберігаються у віддалених дата-центрах (у Вашингтоні та Каліфорнії). Також для забезпечення інтернетом, окрім основного, використовуються два резервних канали.
Навіть якщо суддя підписує якийсь документ у паперовій формі (зазвичай це відбувається у кримінальних справах), потім його сканують і заносять у базу, а паперовий оригінал знищується через 90 днів. Архіву немає. В електронній формі документи не знищуються — жодних термінів зберігання не встановлено. В суді сьогодні немає жодних паперових архівів. Старі документи вивезли в архів у Сіетлі. Питання про сканування старих паперових документів не поставало.
IT‑відділ суду зовсім невеликий — керівник та 5 працівників. Це зумовлено тим, що програма розробляється в центральному офісі, а на місці тільки обслуговується. При цьому центр надає необхідну допомогу у разі виникнення проблем. Також причина в тому, що федеральний окружний суд розглядає за рік незначну частину справ — 700 цивільних, 300 кримінальних та 2‑3 тис. справ про банкрутство (суд, який розглядає банкрутні справи, формально є окремим судом, але в Айдахо він розміщений разом з окружним федеральним судом і має з ним єдину систему). Для порівняння, IT‑відділ у суді штату налічує 45 працівників. Однак вони також не розробляли свою програму, а придбали її у зовнішнього девелопера (вартість програми 10 млн доларів). Цікавим є те, що працівників IT‑департаменту перевіряють майже так само, як і суддів. ФБР «перетрушує» все їхнє життя фактично з дитячих років. Адже вони мають доступ до всіх файлів програми та мають бути особами з кришталево чистою репутацією.
Латвійський досвід
В Латвії судді мають портативні комп'ютери, за допомогою яких вони можуть працювати віддалено. Такий доступ є повноцінним, тобто немає різниці, чи це портативна станція, чи стаціонарний комп'ютер в офісі судді. Такі ноутбуки мають спеціальний захист інформації (на випадок викрадення чи втрати). В офісі ноутбук приєднується до спеціальної док-станції та одразу підключається до всіх пристроїв, які приєднані до цієї станції.
Всі процесуальні дії суддя виконує в єдиній програмі. Суддя через свій електронний кабінет має доступ до всіх державних реєстрів (їх близько десятка). Для того щоб туди увійти, йому не потрібно використовувати додаткові паролі. Авторизація в системі автоматично надає судді доступ до реєстрів. Суддя користується повною базою судових рішень, він може робити закладки, шаблони з рішень тощо. Також він має доступ до слідчого реєстру і реєстру кримінальних проваджень, реєстру юридичних осіб, реєстру прав на нерухомість, реєстру виконання судових рішень та покарань, реєстру банкрутств тощо.
Суддя може отримувати різноманітну статистику щодо себе, інших суддів свого суду та інших суддів країни, що дозволяє йому оцінити свою ефективність, порівняти свої показники з показниками інших суддів та середніми показниками, побачити проблемні місця в роботі. Голова суду має у користуванні графіки навантажень, відпусток, відряджень суддів.
В судах діє зручна система керування справами — всі справи в електронній системі маркуються. Різним кольором позначаються такі категорії справ: нерозподілені; розподілені, але засідання не було призначене; засідання призначене; ухвалене рішення, але воно не внесене до системи; рішення є в системі (закриті). Щодо справи можна побачити всі процесуальні дії, документи, а також всю інформацію про учасників.
Замість висновків
Варто зазначити, що українським суддям потрібен сучасний електронний кабінет судді. Інтерфейс програми має бути простим і зрозумілим інтуїтивно, користування кабінетом має економити час. Розробку і тестування програмного забезпечення потрібно проводити разом з досвідченими користувачами (суддями, адвокатами, які розуміються на IT).
Впевнена, що без конкуренції цього зробити не вдасться. Будь-які програми для електронного управління справами для суду мають розроблятися на комерційній основі. Замість використання судами щороку понад 200 млн на придбання марок для поштових відправлень, можливо, краще заплатити один раз ці кошти надійному девелоперу, щоб придбати сучасну та зручну програму електронного управління судовими справами (діловодства)? Не думаю, що в Україні не знайдеться IT‑компанія, яка зможе розробити таку програму. Можна подивитися на успішні закордонні аналоги й зробити так само. Тут не потрібно вигадувати колесо.
_03_03.png)