Пояснювальна записка до контрольного переліку показників таймменеджменту

Переклад здійснено відділом міжнародно-правової взаємодії Верховного Суду

 

м. Страсбург, 16 червня 2023 року                                                                                                               CEPEJ(2023)6

 

ЄВРОПЕЙСЬКА КОМІСІЯ З ПИТАНЬ ЕФЕКТИВНОСТІ ПРАВОСУДДЯ
 (CEPEJ)

 

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
ДО КОНТРОЛЬНОГО ПЕРЕЛІКУ ПОКАЗНИКІВ ТАЙММЕНЕДЖМЕНТУ

Документ ухвалено на 40-му пленарному засіданні CEPEJ
 (м. Страсбург, 15 та 16 червня 2023 року)

 

      І .ВСТУП

Пояснювальна записка доповнює запитання оновленого Контрольного переліку показників таймменеджменту (далі – Контрольний перелік).^[1] Документ допоможе всім зацікавленим сторонам з’ясувати мету кожного питання, розкриє ідеї, що лежать у його основі, а також наведе визначення використаних термінів.

Контрольний перелік розрахований на всіх, хто відповідає за відправлення правосуддя, включно з міністерствами юстиції, суддями, працівниками апарату суду, відповідальними за організацію роботи суду та управління справами, законодавцями, політиками, а також науково-дослідні установами, які аналізують функціонування систем правосуддя. Його також можуть використовувати всі організації та особи, яких цікавить спроможність систем правосуддя керувати тривалістю судових проваджень і забезпечувати прозоре, економічно ефективне й безперешкодне відправлення правосуддя^[2].

Контрольний перелік допоможе судам зібрати необхідну інформацію та проаналізувати відповідні аспекти тривалості судових проваджень. Суди зможуть використовувати зібрану інформацію та результати аналізу, щоб вживати заходів для вирішення справ у розумні строки, встановлювати реалістичні строки й уникати невиправданих затримок, забезпечувати ефективність процедури та необхідну прозорість і передбачуваність для відвідувачів судів.

Контрольний перелік дасть змогу відстежити процедури на двох рівнях: (i) загальну тривалість провадження від подачі первинного звернення до ухвалення остаточного рішення (і, якщо потрібно, до виконання рішення, якщо це є обов’язком держави); та (ii) тривалість окремих етапів провадження. З метою спрощення збору та аналізу даних Контрольний перелік також містить загальні питання, пов’язані з використанням інформаційно-комунікаційних технологій (ІКТ) в судах.

Відповідно, Контрольний перелік допоможе оцінити роботу судів з точки зору дотримання строків та розумної тривалості судових проваджень. Відповіді "ні" на певні питання дасть можливість визначити сфери, що потребують покращення і можуть бути використані для планування майбутніх проєктів та реформ у сфері правосуддя, спрямованих на покращення ситуації у відповідній системі правосуддя.

 

    ІІ. КОМЕНТАРІ ДО ЗАПИТАНЬ

ЯК ВНОСИТИ ІНФОРМАЦІЮ

"ТАК/НІ" – якщо відповідь на питання очевидна, будь ласка, введіть "ТАК/НІ". Якщо відповідь "ТАК/НІ" потребує додаткового пояснення, будь ласка, скористайтеся полем "Коментар".

"НД" (Інформація відсутня) – якщо поняття / категорія, про які йдеться в запитанні,

є у вашій судовій системі, але ви не знаєте відповіді, будь ласка, обирайте відповідь "НД".

"НЗ" (Інформація не застосовується) – якщо питання не стосується вашої судової системи, будь ласка, обирайте відповідь "НЗ".

ПРИМІТКА: Відповіді "НД" та "НЗ" відрізняються одна від одної, тому, будь ласка, дотримуйтеся правил, наведених вище.

 

ПЕРШИЙ ПОКАЗНИК: ОЦІНКА ЗАГАЛЬНОЇ ТРИВАЛОСТІ СУДОВОГО ПРОВАДЖЕННЯ

Ефективний таймменеджмент вимагає не лише вміння оцінити загальну тривалість провадження від його початку до ухвалення остаточного рішення та, за необхідності, до виконання судового рішення, але й тривалість окремих етапів провадження. Таймменеджмент потрібен для того, щоб спланувати роботу суддів над справами відповідно до строків і вимог законодавства. Інформація про хід розгляду справи також надзвичайно важлива для сторін. Сторони повинні вміти прораховувати можливі витрати та ресурси до того, як вони звертатимуться до суду. Крім того, сторони можуть вирішити свій спір за допомогою процедури мирової угоди або альтернативних методів вирішення спорів (АВС).

Питання 1.a.

Тривалість справи може бути розрахована відповідно до тривалості провадження в конкретній судовій інстанції (перша інстанція, друга, третя...) або як "загальна тривалість справи", яка включає тривалість судового провадження в усіх інстанціях, від початкового акта до остаточного судового рішення. Загальна тривалість розгляду справи як один із ключових видів інформації для сторін у справі є важливим показником ефективності роботи суду.

Органи судової влади також можуть збирати дані про загальну тривалість провадження від його початку до виконання судового рішення. Стаття 6 Європейської конвенції з прав людини (ЄКПЛ) захищає виконання остаточних, зобов’язувальних рішень. Право на виконання таких рішень, надане будь-яким судом, є невіддільною частиною "права на суд". Тож необґрунтовано тривала затримка у виконанні рішення, що має обов’язкову силу, може призвести до порушення ЄКПЛ.^[3]

Питання 1.b.

Тривалість розгляду справи слід відстежувати протягом усього провадження, в тому числі в ситуаціях, коли первинна справа продовжується в іншій юрисдикції. Якщо розгляд справи буде продовжено і вона отримає новий номер у відповідному суді чи юрисдикції, то ця справа буде позначена як "нова справа, що надійшла до суду". Проте для сторін, які беруть участь у справі, це буде продовженням судового розгляду.

При відстеженні справ суди повинні брати до уваги період, що передував судовому розгляду. Із цією метою суди повинні реєструвати початковий момент розгляду справ (наприклад, дату попереднього звернення до адміністративного органу або в кримінальному провадженні – день пред’явлення особі обвинувачення). Фіксація початку розгляду справи має важливе значення для вимірювання тривалості судового розгляду і повинна бути частиною системи визначення пріоритетів суду, щоб допомогти уникнути необґрунтованих затримок. Тому було б доцільно вносити дату початку справи до новостворених справ у системі діловодства.

Питання 1.c.

"Унікальний номер справи" – це номер, який присвоюється справі, коли такий тип спору або правової ситуації з’являється в суді вперше. Він залишається незмінним до остаточного вирішення справи (включно з процедурою примусового виконання). "Унікальний номер справи" не змінюється, навіть якщо справа розглядається в іншій судовій інстанції або юрисдикції або навіть якщо вищий суд вирішує скасувати рішення і повернути справу на повторний розгляд у зв’язку із застосуванням засобів правового захисту.

Питання 1.d.

Відповідно до процесуального законодавства судові процедури можуть проходити по-різному залежно від процесуальних обставин, рішень судді та/або можливостей сторін. Тому важливо розуміти, з якої дати обчислюється строк розгляду справи, якщо вона об’єднана з іншою справою або розділена (поділена) на дві чи більше різних справ. Навіть коли справу об’єднано або виділено (розділено), тривалість розгляду залишається важливою інформацією для сторін, а також для судді, який розглядає справу.

 

ДРУГИЙ ПОКАЗНИК: ВСТАНОВЛЕННЯ ЧАСОВИХ ОБМЕЖЕНЬ / СТАНДАРТІВ ТРИВАЛОСТІ ПРОВАДЖЕННЯ

Щоб забезпечити планування, прозорість, передбачуваність та оцінку тривалості судових проваджень, слід встановити часові межі / стандарти та довести їх до відома відвідувачів суду. Часові межі та стандарти є частиною підзвітності суду як перед сторонами, так і перед суспільством, яке очікує від судової системи служіння громадянам та юридичним особам, які потребують професійного захисту прав людини, доступу до правосуддя та реалізації принципів верховенства права.

Встановлення строків / стандартів провадження

Питання 2.a.

Строки – це встановлений період, протягом якого очікується вирішення справи (наприклад, всі цивільні справи мають бути вирішені менш ніж за 2 роки). Часові межі не слід плутати з процесуальними строками або лімітами часу, які застосовуються до окремих справ. У деяких правових системах наявні часові обмеження або стандарти щодо тривалості судових проваджень з метою забезпечення передбачуваності для сторін, які беруть участь у судовому процесі. Крім того, ці показники мають певну цінність для суддів, оскільки вони можуть створювати та втілювати в життя особистий план управління справами та намагатися розглядати кожну справу відповідно до стандартів, з метою реалізації права на судовий розгляд упродовж розумного строку, передбаченого статтею 6 ЄКПЛ.

Питання 2.b.

Якщо відповідь на це питання "ні", оскільки строки / стандарти не охоплюють усі категорії / типи справ, будь ласка, вкажіть у полі для коментарів, до яких типів справ застосовуються ці строки та стандарти, якщо такі є.

Питання 2.c.

Якщо строки та/або стандарти тривалості судових проваджень застосовуються, вони зазвичай прогнозуються і готуються судовим органом на національному рівні (наприклад, Верховним судом, Радою суддів, Міністерством юстиції). У деяких країнах усі судді можуть встановлювати власні часові межі / стандарти.

Питання 2.d.

Якщо є стандарти судового розгляду, які інструменти використовують судді для моніторингу тривалості судових проваджень? Це може бути наявна система документообігу суду (електронний інструмент), звіти про тривалість та дотримання стандартів, які надаються судовою адміністрацією на тимчасовій основі, або будь-який інший інструмент.

Питання 2.e.

Розрахунок часу, необхідного для розгляду справи, слід розуміти як будь-який вид прогнозування або обчислення часу, необхідного для розгляду справи, щоб допомогти суддям і сторонам, які беруть участь у справі, оцінити тривалість судового розгляду.

Питання 2.f.

АРБІТРАЖ

Процедура, за допомогою якої сторони обирають неупереджену третю особу, відому як арбітр, для вирішення спору між ними, і рішення якої є обов’язковим для виконання.

МЕДІАЦІЯ

Організований і конфіденційний процес, у якому неупереджена третя особа, відома як медіатор, допомагає сторонам налагодити комунікацію з метою вирішення спірних питань. Медіація може бути обов’язковою або як передумова для відкриття провадження, або як вимога суду під час судового розгляду.

ПРИМИРЕННЯ (КОНСИЛІАЦІЯ)

Конфіденційний процес, під час якого неупереджена третя особа, відома як консиліатор, пропонує сторонам необов’язкову до виконання пропозицію щодо врегулювання спору між ними.­

Питання 2.g.

Після того як до суду подано первинний документ та присвоєно номер справи, можна розпочати процедуру АВС незалежно від того, чи триває судовий розгляд справи. Цей вид АВС розглядається як "процедура АВС, пов’язана із судом" (як правило, медіація). Тривалість процедури АВС, на додаток до звичайної судової процедури, можна обчислити як "загальну тривалість розгляду справи".

Крім того, можна не включати цей час до загальної тривалості судової справи (у деяких системах суд зупиняє процедуру на час проведення АВС, і цей час вираховується із загальної тривалості судового розгляду).

Прогнозованість тривалості провадження^[4]

Питання 2.h.

Зазначене питання має на меті зібрати інформацію про будь-які механізми, за допомогою яких користувачі суду можуть отримати інформацію про прогнозовану тривалість судового розгляду, наприклад нормативно-правові акти, які передбачають часові межі, механізми комунікації із судовою адміністрацією, спілкування із суддями тощо.

Питання 2.i.

Інформація про тривалість судових проваджень може бути доступною для громадськості, наприклад, на щомісячній, піврічній або річній основі. У деяких системах судочинства така інформація щодо окремих категорій справ доступна в інтернеті.

Питання 2.j.

Під процесуальним календарем слід розуміти графік проходження кожної стадії у справі. Судді створюють процесуальні календарі, щоб планувати та прогнозувати тривалість розгляду справ відповідно до стадій. Вони ухвалюються суддею або узгоджуються між суддею та всіма учасниками процесу. Зазвичай такі графіки є обов’язковими для всіх учасників, і відхилення від них повинні бути мінімальними. Суди мають бути обладнані відповідними інформаційно-технічними засобами, щоб забезпечити складання процесуального календаря та контроль за дотриманням встановлених строків. Для отримання додаткової інформації про процесуальні календарі, будь ласка, ознайомтеся з оновленими рекомендаціями робочої групи SATURN щодо судового таймменеджменту (Рекомендації для суддів – розділ B, Рекомендації для працівників апарату суду – розділ A.3. та Рекомендації для адвокатів – розділ C).

Питання 2.k.

Якщо судді складають процесуальні графіки, консультуються вони з учасниками процесу перед тим, як скласти графік, чи складають його самостійно, без попередніх консультацій? Див. примітку до питання 2.j. вище.

Питання 2.l.

У деяких судових системах закон зобов’язує суддів планувати тривалість судового розгляду. Планування зазвичай відбувається або під час першого ознайомлення з матеріалами справи та всіма наданими доказами, або на попередньому слуханні.

Питання 2.m.

З метою не лише підвищення ефективності роботи судів, але й створення правової визначеності та передбачуваності для сторін та інших учасників процесу, в деяких судових системах суди підписують так звані рамкові угоди (меморандуми про взаєморозуміння або подібні) з адвокатськими асоціаціями та іншими правничими об’єднаннями. Ці угоди регулюють різні процесуальні аспекти та механізми комунікації між судами й адвокатами загалом, а не в окремих справах.

Питання 2.n.

CEPEJ опублікувала практичний посібник "На шляху до європейських строків судочинства", який містить рекомендації для представників судової влади та судів стосовно того, як встановлювати, впроваджувати та контролювати строки судочинства. У Посібнику наведено чотири види строків для різних категорій справ (цивільних, кримінальних та адміністративних) залежно від того, чи є вони першочерговими, звичайними або складними справами. У Посібнику підкреслюється, що часові межі слід вважати цілями, яких мають поступово досягти всі держави-члени для скорочення тривалості судових проваджень. Часові межі є корисним інструментом для оцінки роботи судів і загальної стратегії, а також для покращення темпів судових процесів.

 

ТРЕТІЙ ПОКАЗНИК: РОЗРОБКА КАТЕГОРІЙ СПРАВ ТА ВИЗНАЧЕННЯ ВАГОМОСТІ СПРАВ

Реалістичне та адекватне планування часових меж і загальної тривалості судових проваджень вимагає достатньо ретельного групування справ за ступенем їхньої складності. Впровадження методології визначення вагомості справи (методології складності справи) може стати корисним як для роботи суду, так і для відвідувачів суду.

Питання 3.a.

Розподіл справ на категорії з огляду на їхню відмінність у правових питаннях має бути в усіх судах. Підставою для такої категоризації є різниця в "природі" спору: адміністративні, цивільні, кримінальні, судові та несудові спори. Ці категорії можна додатково розбити на підкатегорії, зокрема в галузі цивільного права, – трудові відносини, сімейні відносини, банківська сфера, інфраструктура.

Питання 3.b.

Під категоризацією справ за складністю слід розуміти будь-який вид категоризації, який поділяє справи на різні групи на основі кількості судового часу, необхідного для розгляду справи, наприклад: стандартні / середні / складні або будь-яка інша подібна категоризація.

Питання 3.c.

Розподіл справ за тривалістю розгляду може ґрунтуватися на різних критеріях і є інструментом для кращої організації судових проваджень. Крім того, він допомагає суддям та користувачам суду правильно розраховувати строки та дії в судах.

Питання 3.d.

Визначення вагомості справи – це бальна система для оцінки ступеня складності типів справ, яка ґрунтується на розумінні того, що один тип справи може відрізнятися від іншого за кількістю судового часу, необхідного для її розгляду. Визначення вагомості справи має на меті виявити потреби судової системи. Її можна використовувати для визначення кількості суддів, працівників апарату суду, прокурорів та/або державних захисників, розподілу справ, підтримки фінансування та бюджетних запитів, а також для встановлення квот продуктивності. Для отримання додаткової інформації про систему визначення вагомості справи, будь ласка, ознайомтеся з дослідженням CEPEJ № 28 щодо визначення вагомості справи в судових системах (липень 2020 року), в якому ви знайдете інформацію про низку систем визначення вагомості справи та проаналізуєте їхні переваги й недоліки.

Питання 3.e.

Якщо відповідь на питання 3.c. "так", то чи використовуєте ви які-небудь ІКТ-інструменти для реалізації методології визначення вагомості справ? Визначення вагомості справ ґрунтується на точних і надійних статистичних даних про обсяг справ та якість обліку. Також можна впровадити методологію визначення вагомості справ вручну, однак цей підхід не такий надійний, як електронний розподіл справ.

Використання ІКТ може значно підвищити точність і прозорість розподілу справ, а також забезпечити докази щодо попереднього розподілу справ.

 

ЧЕТВЕРТИЙ ПОКАЗНИК: МОНІТОРИНГ СУДОВИХ ПРОВАДЖЕНЬ

Належне управління часом має враховувати тривалість кожної окремої стадії судового провадження. Із цією метою слід відстежувати та аналізувати тривалість різних стадій провадження. Моніторинг є важливою частиною ведення справ на рівні суду чи окремого судді, оскільки дає змогу вчасно виявляти можливі затягування судового розгляду. Точний та своєчасний моніторинг може допомогти судовій адміністрації та суддям запобігти непотрібним затягуванням судових проваджень.

Питання 4.a.

Контрольний список містить перелік заходів у справі, які зазвичай відбуваються під час судового провадження, наприклад: дата подання початкового пакету документації, дата вручення документів про судовий розгляд іншій стороні (сторонам), дата початку судового розгляду (перше усне слухання) або дата ухвалення остаточного рішення. Будь ласка, вкажіть у полі для коментарів, чи є інша інформація про тривалість судових проваджень, яку ви збираєте, яка не була включена до цього запитання.

Питання 4.b.

Збір інформації про тривалість (у днях, тижнях, місяцях, роках) різних стадій судового провадження (зазначених у питанні 4.a.) у більшості типів справ може бути суттєвим для моніторингу строків, установлених законодавством або процесуальними правилами. Такий збір також забезпечує дотримання процесуальної дисципліни та запобігає непотрібним затримкам, що є корисним для сторін. Збір такої інформації також допомагає суддям вести кожну конкретну справу відповідно до процесуальних правил і стандартів. Якщо ці дані не збираються для більшості типів справ, виберіть «ні» та поясніть у полі для коментарів, які типи справ включено / виключено.

Питання 4.c.

Інформація про процесуальні дії та їх тривалість може слугувати інструментом для учасників судового процесу. Вона може допомогти їм планувати та контролювати розгляд конкретних справ з точки зору тривалості, термінів і витрат. Вона також має важливе значення для прозорості діяльності судів і може покращити репутацію органів правосуддя в суспільстві.

Питання 4.d.

Інформація про процесуальні дії та їх тривалість може в різних аспектах бути корисною для громадськості та широкої юридичної спільноти. Вона також має важливе значення для прозорості діяльності судів і може покращити репутацію органів правосуддя в суспільстві.

Питання 4.e.

Однією з основних причин збору інформації, пов’язаної з тривалістю заходів у справі та загального судового процесу, є планування та управління. Зібрана інформація може допомогти суддям краще планувати час, необхідний для певних процесуальних дій, уникати затримок і покращувати свій особистий розклад. Але збір такої інформації також важливий для учасників судового процесу, оскільки дає змогу своєчасно підготувати заяви, клопотання чи докази, необхідні для судових справ.

Питання 4.f.

Оцінку очікуваного або максимального часу, необхідного для виконання певних процесуальних дій, слід розуміти як тривалість конкретних процесуальних дій (таких як вручення документів, попереднє слухання, ухвалення письмового рішення тощо), встановлену процесуальним законодавством або підзаконними актами, спрямованими на регулювання дій судів і сторін під час судового розгляду.

 

П’ЯТИЙ ПОКАЗНИК: ДІАГНОСТИКА ЗАТРИМОК І ПОМ’ЯКШЕННЯ ЇХНІХ НАСЛІДКІВ

Відстежуючи тривалість проваджень, суди повинні мати налагоджені механізми та інформаційні панелі, щоб оперативно виявляти надмірну тривалість (затримки) та накопичення нерозглянутих справ^[5]. Ці інструменти допомагають судам негайно сповіщати відповідальних осіб і відомства, щоб вони діяли відповідним чином і виправляли ситуацію для запобігання подальшим затримкам. Крім того, належна комунікація може значно підвищити ефективність судових процесів, зменшити їх тривалість і витрати на користь відвідувачів судів та самих судів. Комунікація повинна ґрунтуватися на встановлених правилах.

Питання 5.a.

Це питання стосується моніторингу тривалості судових проваджень та інструментів, які використовуються для виявлення затримок у їх розгляді. Моніторинг судових проваджень може здійснюватися централізовано, на різних рівнях судів або на місцях. Залежно від системи це можуть робити різні органи чи особи, наприклад голова відділу суду, голова суду, спеціалізований офіс у суді вищої інстанції тощо. Це часто робиться за допомогою інформаційних панелей, які вважаються корисним інструментом для судів, керівників судів і фахівців у сфері правосуддя для моніторингу та аналізу тривалості проваджень й ефективності судів. Для отримання додаткової інформації про інформаційні панелі судів, будь ласка, зверніться до Посібника CEPEJ щодо інформаційних панелей судів (червень 2021 року), де надано практичні рекомендації щодо налаштування інформаційних панелей для узагальнення судових даних.

Будь ласка, вкажіть у полі для коментарів: який(і) механізм(и) є у вашій судовій системі та хто є відповідальними особами чи службами для виявлення несвоєчасності судових розглядів. Ви також можете надати ширший коментар щодо практики вашої відповідної судової системи.

Питання 5.b.

Розрахунок часу між заходами у справі або тривалість окремих фаз справи можна відстежувати за допомогою електронних інструментів, які використовуються в судах. Повідомлення і сигнали можуть бути запрограмовані та встановлені в наявних електронних системах керування справами, щоб своєчасно автоматично позначати потенційну затримку в певних етапах або заходах стосовно розгляду справи. Метою цих повідомлень є запобігання затягуванню розгляду судового провадження та допомога суддям і судовим адміністраціям у дотриманні строків і термінів, установлених законами, іншими нормативно-правовими актами чи рішеннями суддів. Правильне введення даних є ключовою умовою для точного відстеження часу. Повідомлення є корисним інструментом для суддів, працівників суду та сторін у судовому провадженні.

Питання 5.c.

Це питання стосується підзвітності та управління в ситуаціях, коли діагностовано невиправдану тривалість провадження (затягування). Можливі різні підходи, тому, будь ласка, надайте детальний опис ситуації у вашій відповідній судовій системі в полі для коментарів.

Питання 5.d.

Це питання пов’язане з можливістю реагування користувачів послуг / сторін суду, якщо вони помітять необґрунтовані затримки або невиправдано довгу тривалість судового розгляду. Механізми реагування можуть ґрунтуватися на законах, підзаконних актах чи будь-якому іншому нормативному акті, пов’язаному з діяльністю суду, і зазвичай вони надаються користувачам / сторонам суду у формі скарги чи апеляції до вищої інстанції.

Питання 5.e.

Це питання стосується обов’язку відповідальної особи / служби інформувати компетентні органи про необґрунтовані затримки судового розгляду. Як і у випадку з попереднім запитанням (5.a.), це можна зробити на централізованому рівні, у різних судових інстанціях або локально в кожному окремому суді. Сповіщення можуть використовуватися у формі сигналу "раннього попередження" про терміни на рівні конкретного судді або у формі інформації, доступної на вебсайтах судів / судових органів, за допомогою інтерактивних карт, які позначають результативність судів.

Питання 5.f.

Якщо були помічені певні затримки, компетенція відповідальної особи / служб має вирішальне значення для їх усунення. Важливо мати правильно налагоджену систему "реагування" на такі ситуації для вчасного вирішення проблеми. Процедура призначення відповідальної особи може бути вказана в законі, підзаконних актах, постановах або навіть у внутрішніх правилах суду. Крім того, вкрай важливо зрозуміти, сталося це в поданій конкретній ситуації чи це систематична проблема, яка потребує цілісного та системного вирішення для запобігання подібним ситуаціям у майбутньому.

Питання 5.g.

Якщо суддя в конкретній справі виявляє неправомірну поведінку сторін та/або їхніх законних представників і навмисні порушення процесуальних правил, деякі правові системи передбачають накладення санкцій на сторону (сторони) процесу відповідно до національних законів і правил. Ці санкції слід застосовувати лише в разі, коли учасники свідомо нехтують своїми зобов’язаннями та спричиняють невиправдані затримки, що шкодить продовженню провадження. У ситуаціях, коли адвокати грубо та навмисно порушують процесуальні правила, деякі правові системи дозволяють повідомляти про такі випадки відповідним адвокатським колегіям або іншим професійним асоціаціям юристів для потенційного застосування санкцій, якщо це необхідно.

Питання 5.h.

Це питання стосується реєстру або будь-якої бази даних, яка містить інформацію про санкції, пов’язані з протиправною поведінкою учасника, і може слугувати важливою інформацією для суддів, а також адвокатських колегій та інших професійних організацій, які беруть участь у судових провадженнях. Це допоможе їм звернути увагу на таку поведінку для уникнення невиправданих затримок і погіршення судової процесуальної дисципліни.

Питання 5.i.

Це питання пов’язане із загальним підходом до проваджень, які затягуються з різних причин. Для роботи суду вкрай важливо періодично переглядати стан справ, щоб усі справи були розглянуті. Крім того, періодичний перегляд може запобігти необґрунтованому затягуванню провадження, а отже запобігти порушенню прав людини та права на справедливий судовий розгляд упродовж розумного строку.

Питання 5.j. і питання 5.k.

Ці питання спрямовані на виявлення потенційних причин невиправданих затримок у судових розглядах. Зокрема, зазначені питання мають на меті з’ясувати, чи можливо у вашій судовій системі відкласти розгляд справи без призначення подальших заходів у справі (слухання, експертиза, отримання заяв про стягнення та документів про стягнення тощо). У разі відкладення судового розгляду без запланованих подальших заходів / крайнього терміну є загроза, що справа залишиться невирішеною, а суд не вчинить жодних дій щодо її закриття. Тому для судів важливо мати систему періодичного перегляду справ, у тому числі справ, які відкладено на невизначений термін.

Питання 5.l.

Комунікація має бути частиною загальної стратегії інформування громадськості про процеси та діяльність суду загалом. Наявність комунікаційної стратегії має полегшити внутрішню та зовнішню комунікацію і передбачити належні канали комунікації та методи комунікації між різними суб’єктами. Для комунікаційної стратегії важливо визначити цільову аудиторію, ситуації, у яких кожна цільова група має отримати інформацію, і повідомлення, яке судовий орган хоче передати. Будь ласка, вкажіть, чи є така комунікаційна стратегія у вашій судовій системі. Будь ласка, зверніться до Посібника CEPEJ щодо комунікації зі ЗМІ та громадськістю для судів і органів прокуратури (грудень 2018 року).

 

ШОСТИЙ ПОКАЗНИК: ЗАСТОСУВАННЯ ІНФОРМАЦІЙНО-КОМУНІКАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ (ІКТ) ЯК ІНСТРУМЕНТУ УПРАВЛІННЯ ЧАСОМ У СУДОВИХ ПРОВАДЖЕННЯХ

Суд може досягти ефективного управління часом, використовуючи сучасні ІКТ для моніторингу часових меж і процедур, аналізу даних, роботи суду та стратегічного планування.

IКT як інструмент для реєстрації справ, моніторингу тривалості та накопичення нерозглянутих справ

Питання 6.a.

Це питання стосується використання будь-якого типу електронного ведення справ від простих (відстеження справ або система документообігу для реєстрації справ) до складних (електронне подання документів, обмін документами та оцифровані процедури). Управління справами – це система, як правило, електронна, яка дає змогу обробляти справи в суді, що передбачає такі функції, як реєстрація справ, планування заходів у справі, створення шаблону для складання судових рішень та інших документів, а також фіксація вилучення матеріалів і надання звітів про рух справ. Ефективна система управління справами має також збирати дані про відставання у розгляді судових проваджень й інформувати суддів та/або працівників суду про затримки.

Питання 6.b.

Електронне подання документів до суду (або електронне подання документів) належать до технологічних рішень, які полегшують доступ до правосуддя шляхом створення цифрового каналу, який забезпечує взаємодію та обмін даними й електронними документами між судами та користувачами суду. Щоб отримати додаткову інформацію про зовнішню та внутрішню електронну комунікацію, зверніться до Посібника CEPEJ щодо електронного подання документів у суд (електронне подання) та цифровізації судів.

Питання 6.c. / Питання 6.d.

Автоматизований / електронний збір даних, особливо в питанні затримок у судових провадженнях, може бути значним інструментом для запобігання таким затримкам та належного аналізу причин таких затримок. Крім того, більш доцільно збирати інформацію про точну фазу судового провадження, коли відбуваються ці затримки, щоб судді або судова адміністрація могли належним чином реагувати на ці ситуації при їх виникненні.

Питання 6.e. / Питання 6.f.

У деяких судових системах використання електронної системи управління справами є обов’язковим для відстеження та управління справами, в тому числі створення необхідних звітів. У цих судових системах судді можуть отримувати інформацію та сповіщення з електронної системи управління справами, що забезпечує точність та економить час для аналізу заходів у справі та термінів. Це питання стосується тих судів, які використовують електронний документообіг та управління справами.

Питання 6.g.

Достовірну інформацію про справи слід своєчасно повідомляти сторонам провадження. Електронний обмін цією інформацією є важливим для процесуальної дисципліни та своєчасної підготовки до майбутніх засідань, що забезпечує дотримання процесуальних строків, узгодженої своєчасності судового розгляду та дотримання положень процесуального законодавства. Кінцевою метою є швидкий обмін інформацією, щоб справу можна було вирішити в узгоджені терміни.

IКT як інструмент для статистичної обробки, підвищення ефективності та планування у сфері часових меж

Питання 6.h.

Це питання стосується збору даних та звітування про розгляд справ шляхом оперативного виготовлення точних статистичних звітів. Однією з головних цілей впровадження ІКТ-рішень є створення звітів, що містять дані, необхідні для моніторингу ефективності та ухвалення управлінських рішень. Корисні інструменти для судів, керівників судів і фахівців у сфері правосуддя для створення статистичних звітів містять системи управління справами та різні типи інформаційних панелей. Для отримання додаткової інформації про інформаційні панелі судів, будь ласка, зверніться до Посібника CEPEJ щодо інформаційних панелей судів (червень 2021 року), де надано практичні рекомендації щодо налаштування інформаційних панелей для узагальнення судових даних.

Питання 6.i.

Це питання пов’язане з попереднім (6.h.) і стосується прозорості роботи суду та доступності даних для користувачів суду. Статистичні звіти можуть бути доступні на періодичній основі (щомісячно, щопівроку та щорічно) у формі офіційних звітів суду. Іншим способом представлення відповідних даних є розробка інтерактивної карти мережі судів зі статистичною інформацією, доступною в інтернеті та автоматично оновленою через пряме з’єднання із системою управління справами.

Питання 6.j.

Використання інструментів ІКТ може суттєво допомогти суддям особисто керувати справами, зокрема йдеться про систему електронної звітності, яка надає точну та актуальну інформацію. У ній можна передбачити всі переваги подібних систем, такі як повідомлення, "позначки", сигнали раннього попередження, нагадування та прогнозування тенденцій у справах (наприклад, кількість справ, які можуть стати "старими", строки давності тощо).

Питання 6.k.

Стандартні електронні шаблони для складання судових рішень і програмне забезпечення для підтримки судових рішень повинні бути розроблені та використані суддями й працівниками суду (див. оновлені Керівні принципи SATURN щодо судового таймменеджменту). Різноманітні електронні форми та шаблони допомагають суддям складати судові рішення та інші види судових документів (наприклад, протоколи засідань, повістки тощо). Зазвичай вони створюються робочими групами на національному рівні, що складаються з досвідчених практиків, і доступні в Системі управління вмістом (CMS) або певному програмному забезпеченні для обробки даних про роботу. Ці форми можуть заощадити суддям значний час, а також узгодити форми конкретних судових рішень чи позовів.

Питання 6.l. / Питання 6.m. / Питання 6.n.

Збір, відбір та класифікація судових рішень є важливою частиною роботи суду, оскільки судові рішення можуть слугувати інструментами для різних сфер діяльності суддів, а також орієнтиром для юристів та громадськості.

Більшість судових систем, які використовують електронні системи управління справами, роблять це з метою створення бази даних судових рішень. Вони, як правило, представляють їх в електронній формі, доступній всередині судової системи, а також ззовні для громадськості.

Доступність судових рішень підвищує прозорість роботи судів, що може привести до покращення їхньої репутації в очах громадськості.

Питання 6.o.

Відеоконференції вважаються одним з інструментів, який потенційно може допомогти судам ефективніше здійснювати розгляд. Відеоконференцію проводять у ситуаціях, коли присутність сторін у судових процедурах неможлива або серйозно ускладнена. Відеоконференції економлять час, кошти та забезпечують дотримання встановлених термінів, даючи можливість продовжувати судові розгляди, що приносить користь як сторонам, так і судам. Відеоконференція під час судового розгляду має здійснюватися відповідно до вимог Європейського суду з прав людини, щоб не порушувати право на справедливий суд, закріплене статтею 6 ЄКПЛ. Для отримання додаткової інформації про відеоконференції, будь ласка, зверніться до Посібника CEPEJ про відеоконференції у судових розглядах (червень 2021 року).

Питання 6.p.

CEPEJ вважає, що застосування штучного інтелекту (ШI) у сфері правосуддя може сприяти підвищенню ефективності та якості судових систем. Приклади інструментів штучного інтелекту, які можна використовувати в судах, включають: покращені системи пошуку судової практики; допомогу в складанні проєктів рішень (зокрема, шаблони); розподіл справ на основі алгоритму; (напів)автоматичну анонімність рішень і чат-боти для інформування або підтримки сторін у судових процесах. Інструменти штучного інтелекту мають застосовуватися відповідально з дотриманням основних прав, гарантованих ЄКПЛ. Етична хартія щодо використання штучного інтелекту в судових системах та їхньому середовищі визначає основні принципи (грудень 2021 року). Структуровану та достовірну інформацію про системи штучного інтелекту та інструменти кіберправосуддя можна знайти в Ресурсному центрі CEPEJ з питань кіберправосуддя та штучного інтелекту.

 

 

^[1] Документ підготовлено Робочою групою із судового таймменеджменту (CEPEJ-SATURN) за сприяння наукового експерта Дімітріє Суєрановича (Сербія).

^[2] Див. також дослідження CEPEJ(2018)26 "Тривалість судових проваджень у державах-членах Ради

Європи на основі практики Європейського суду з прав людини", Франсуаза Кальвес та Ніколя Режіс

(грудень 2018).

^[3] Керівництво щодо застосування статті 6 Європейської конвенції з прав людини "Право на справедливий судовий розгляд" (цивільне право), оновлене станом на 31 серпня 2022 року.

^[4] Для отримання додаткової інформації про заходи щодо забезпечення ефективного таймменеджменту судових проваджень, будь ласка, ознайомтеся з оновленими рекомендаціями робочої групи SATURN про судовий таймменеджмент – 4-та редакція (грудень 2021 року).

^[5] У глосарії CEPEJ накопичення нерозглянутих справ визначається таким чином: справи, що очікують на розгляд відповідним судом, які не були вирішені протягом встановленого терміну. Наприклад, якщо для розгляду всіх цивільних проваджень встановлено 24 місяці, накопиченням нерозглянутих справ є нерозглянуті справи, тривалість розгляду яких перевищує 24 місяці.