Інструкція з діловодства за зверненнями громадян у Верховному Суді

І. Загальні положення

1. Ця Інструкція встановлює основні засади ведення діловодства за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян (далі – звернення громадян), порядок їх приймання, реєстрації, передачі, розгляду, здійснення контролю за дотриманням строків їх розгляду, зберігання та організації аналітичної роботи за зверненнями громадян у Верховному Суді.
2. Діловодство за зверненнями громадян у Верховному Суді здійснюється на засадах, визначених Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в медіа, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, Інструкцією з діловодства Верховного Суду з урахуванням передбачених цією Інструкцією особливостей для реєстрації звернень громадян, що надійшли до Верховного Суду.
3. У цій Інструкції термін «відповідальний структурний підрозділ» означає структурний підрозділ апарату Верховного Суду, відповідальний за розгляд звернень громадян, підготовку проєктів відповідей на такі звернення, облік та аналіз розглянутих звернень.

Інші терміни вживаються в значеннях, визначених у Законі України «Про звернення громадян» (далі – Закон).

4. Діловодство за зверненнями громадян у Верховному Суді здійснюється окремо від інших видів діловодства.

Положення вказаної Інструкції з діловодства Верховного Суду застосовуються до діловодства щодо звернень громадян у частині, що не суперечить цій Інструкції.

5. Ця Інструкція також поширюється на розгляд звернень юридичних осіб, об’єднань громадян без статусу юридичної особи, медіа та інших.
6. Контроль за додержанням діловодства за зверненнями громадян у Верховному Суді здійснюють відповідальні структурні підрозділи.
7. Звернення громадян, викладені в письмовій або усній формі, класифікуються на пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.

Пропозиція (зауваження) – звернення, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності Верховного Суду як органу державної влади, його посадових осіб, а також думка щодо врегулювання і вдосконалення його / їх діяльності.

Заява (клопотання) – звернення з проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією і чинним законодавством прав та інтересів громадян або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності Верховного Суду як органу державної влади.

Скарга – звернення з вимогами про поновлення прав і захисту законних інтересів громадян.

8. Звернення може бути подано окремою особою (індивідуальне) або групою осіб (колективне).
9. За способом доставки звернення визнаються такими, що подані особисто, зокрема на особистому прийомі, надійшли поштою, електронною поштою, по телефону.
10. За ознакою надходження звернення визнаються первинними, повторними та дублетними.

Первинні – звернення від особи, яка вперше звернулася до Верховного Суду.

Повторні – звернення тієї самої особи з того самого питання, якщо первинне звернення не вирішено по суті або вирішено в неповному обсязі.

Дублетні – звернення тієї самої особи з того самого питання, що одержані різними способами доставки, у тому числі ті, що надійшли за належністю.

ІІ. Приймання, реєстрація та проходження звернень громадян

1. Звернення приймають у робочий час, установлений правилами внутрішнього трудового розпорядку:

письмові – працівники канцелярії;

усні від громадян, представників юридичних осіб, об’єднань громадян без статусу юридичної особи, медіа – працівники відділу розгляду звернень та надання інформації;

усні на особистому прийомі громадян – працівники відділу розгляду звернень та надання інформації;

усні від медіа – працівники відділу комунікаційної діяльності.

2. Електронне звернення приймається на визначені офіційні електронні адреси Верховного Суду (офіційні електронні адреси Суду містять такий реквізит: @supreme.court.gov.ua) або шляхом заповнення електронної форми, яка розміщується на офіційному вебсайті Верховного Суду.

Датою подання електронного звернення є дата його надходження на визначену електронну адресу або дата заповнення електронної форми та її відправлення. Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну адресу в неробочий час (день), то датою подання електронного звернення вважається наступний після цього часу (дня) робочий день.

В електронному зверненні повинно бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним.

Застосування електронного цифрового підпису під час надсилання електронного звернення не вимагається.

У разі надходження помилково адресованого електронного звернення чи якщо електронний документ надійшов повторно (повторного надходження від особи одного й того самого електронного документа) відповідальний за реєстрацію документів працівник відмовляє в реєстрації цього документа із зазначенням однієї з наведених підстав шляхом надіслання такої інформації на електронну адресу заявника.

3. Приймання звернень особисто від заявника здійснюється в спеціально визначених місцях, де створюються умови для їх подання, зокрема, особами з інвалідністю.
4. Усі звернення, крім усних, підлягають невідкладній реєстрації в Автоматизованій системі документообігу Верховного Суду у відповідній картотеці шляхом заповнення електронної реєстраційно-моніторингової картки, яка повинна містити такі реквізити: вид документа, спосіб доставки, дата реєстрації, реєстраційний номер документа, контрольний строк виконання, заявник (кореспондент, група кореспондентів), поштова адреса або адреса електронної пошти, номер засобу зв'язку, вихідні дата та номер документа, короткий зміст, ознака надходження, категорія звернення, кому направлено, зміст і дата резолюції, прізвище автора резолюції, відмітка про результати попереднього розгляду документа (продовження строку розгляду), відмітка про виконання документа (надіслано за належністю, із задоволенням звернення, з відмовою в задоволенні звернення тощо).
5. Ідентифікація документа здійснюється з урахуванням його змісту, а не назви та форми.

Рішення щодо належності документа до звернення, у разі потреби, ухвалюється з наданням методичної допомоги працівників відповідального структурного підрозділу.

6. У разі надходження повторних, дублетних звернень такі звернення реєструються за основним номером первинного звернення із зазначенням порядкового номера документа в групі документів, пов’язаних з основним номером.
7. Колективні звернення реєструються шляхом унесення інформації про заявника, який у зверненні підписався першим або адреса якого вказана першою.
8. За категорією звернення розподіляються на звернення:

про діяльність Верховного Суду;

про діяльність Пленуму Верховного Суду;

про діяльність зборів суддів;

про діяльність апарату суду Верховного Суду;

про антикорупційну діяльність Верховного Суду;

інше.

9. Після реєстрації звернення вміщується в обкладинку, яка містить такі реквізити: найменування суду, прізвище заявника тощо.
10. Після реєстрації звернення передаються керівництву Верховного Суду для визначення виконавця / виконавців. Після вчинення керівництвом Верховного Суду резолюції звернення опрацьовує відповідний структурний підрозділ (бере на контроль) в Автоматизованій системі документообігу Верховного Суду, після чого передає їх виконавцям.

Підготовку відповіді на звернення здійснює відповідальний структурний підрозділ (головний виконавець). У разі потреби до участі в підготовці відповіді залучається структурний підрозділ, до компетенції якого належить вирішення порушеного у зверненні питання (співвиконавець).

Опрацювання звернень, отриманих від медіа, здійснюється з обов’язковою участю відділу комунікаційної діяльності.

11. Після визначення виконавця оригінал звернення передається відповідальному структурному підрозділу (головний виконавець) для підготовки відповіді на звернення, його електронна копія – структурному підрозділу, до компетенції якого належить вирішення порушеного у зверненні питання (співвиконавець), згідно з резолюцією керівництва Верховного Суду.

ІІІ. Розгляд звернень громадян

1. У разі залучення до підготовки відповіді структурного підрозділу, до компетенції якого належить вирішення порушеного у зверненні питання (співвиконавець), цей структурний підрозділ передає інформацію відповідальному структурному підрозділу (головному виконавцеві) упродовж 7 календарних днів щодо звернень, термін розгляду яких становить 15 календарних днів, упродовж 15 календарних днів – щодо звернень, термін розгляду яких не перевищує одного місяця, 30 календарних днів – щодо звернень, термін розгляду яких становить 45 календарних днів.

У разі порушення строків подання або неналежного опрацювання звернення співвиконавцем відповідальний працівник інформує про це свого керівника.

Після отримання зі структурного підрозділу, до компетенції якого належить порушене у зверненні питання (співвиконавець), відповідальний працівник оформлює проєкт відповіді, узгоджує його та подає для підписання.

2. Якщо питання, порушені в одержаному зверненні, не належать до повноважень Великої Палати Верховного Суду, касаційного суду в складі Верховного Суду, самостійного структурного підрозділу апарату Верховного Суду, таке звернення разом зі службовою запискою протягом не більше ніж 3 календарних днів після його надходження пересилається відповідному структурному підрозділу Верховного Суду для надання відповіді на звернення.

1. IV. Відповіді на звернення громадян

1. Звернення, яке не відповідає вимогам до звернення, передбаченим статтею 5 Закону, повертається заявнику з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через 10 календарних днів від дня його надходження. Копія такого звернення залишається у відповідальному структурному підрозділі.
2. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також те, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються (залишаються без розгляду) повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті скарги, які подано з порушенням термінів, передбачених статтею 17 Закону.

3. Якщо питання, порушені у зверненні, не належать до повноважень Верховного Суду, то таке звернення в п’ятиденний термін із дня його отримання надсилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі із супровідним листом. Про це повідомляється суб’єкту подання звернення.
4. Звернення громадян розглядаються в терміни, передбачені статтею 20 Закону.

Звернення, що надійшли від народних депутатів України, розглядаються відповідно до вимог та в порядку, які визначені Законом України «Про статус народного депутата України».

5. За результатами розгляду звернень по суті може бути ухвалено одне з таких рішень:

задоволено – ужито заходів до повного або часткового поновлення прав і законних інтересів заявника. Не може вважатися задоволеним звернення, рішення за яким ухвалено не за вимогами громадянина, а за результатами виявлених недоліків або порушень закону;

відмовлено в задоволенні – вимоги заявника, викладені у зверненні, визнані необґрунтованими.

Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненні, доводиться до відома заявника в письмовій формі з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови. Одночасно вказуються заходи, яких ужито для перевірки цього звернення.

6. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення надсилається тому громадянину, який у зверненні підписався першим або адреса якого вказана першою.
7. У разі якщо лист-відповідь на звернення надсилається електронною поштою, відповідальна особа після його надіслання автору звернення на паперовому примірнику листа-відповіді проставляє штамп про його надіслання електронною поштою, а також указує дату надіслання та ставить свій підпис.

У разі коли за результатами розгляду звернення надається усна відповідь, робиться відмітка в реєстраційно-моніторинговій картці в Автоматизованій системі документообігу Верховного Суду.

8. Звернення, на які надаються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується після ухвалення рішення і вжиття заходів щодо остаточного розгляду звернення.

1. V. Аналіз стану роботи зі зверненнями громадян і звітність

1. Відділ розгляду звернень та надання інформації апарату Верховного Суду в установленому порядку до 5 числа місяця, що настає за звітним, формує звіт згідно з додатком до цього Порядку щодо розгляду звернень громадян Верховним Судом, подає його керівнику апарату Верховного Суду та для оприлюднення на офіційному вебсайті Верховного Суду й на Єдиному державному вебпорталі відкритих даних.

Звіт складається накопичувальним підсумком даних за відповідні звітні періоди.

2. З метою вивчення громадської думки, своєчасного виявлення та усунення причин, що призводять до порушення прав і законних інтересів громадян, урахування пропозицій у роботі Верховного Суду відповідальний структурний підрозділ щомісяця аналізує та узагальнює інформацію, що міститься у зверненнях громадян.

1. VI. Зберігання матеріалів діловодства за зверненнями громадян

1. Оригінали звернень і матеріали про їх виконання зберігаються у відповідальному структурному підрозділі або канцелярії.
2. Кожне звернення з копією листа-відповіді та всіма документами щодо його опрацювання (крім копій документів, наданих заявникові) становить у справі самостійну групу. До цієї групи належать: копії листів про направлення звернення за належністю, копії повідомлень про продовження строку розгляду звернення, службові записки та інші документи, підготовлені структурними підрозділами у зв'язку з опрацюванням звернення.
3. Строк зберігання документів за зверненнями визначається відповідно до строків, визначених у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року
   № 578/5, і номенклатурою справ.
4. Відповідальність за формування та зберігання справ із зверненнями несе особа, відповідальна за ведення діловодства у відповідальному структурному підрозділі або канцелярії.