Інструкція з діловодства за зверненнями громадян у Верховному Суді

І. Загальні положення

1. Ця Інструкція встановлює основні засади ведення діловодства за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян (далі – звернення громадян), порядок їх приймання, реєстрації, передачі, розгляду, здійснення контролю за дотриманням строків їх розгляду, зберігання та організації аналітичної роботи за зверненнями громадян у Верховному Суді.
2. Діловодство за зверненнями громадян у Верховному Суді здійснюється на засадах, визначених Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, Інструкцією з діловодства Верховного Суду з урахуванням передбачених цією Інструкцією особливостей для реєстрації звернень громадян, що надійшли до Верховного Суду.
3. У цій Інструкції термін «відповідальний підрозділ» означає структурний підрозділ секретаріату касаційного суду / Апарату Верховного Суду, відповідальний за розгляд звернень громадян, підготовку проєктів відповідей на такі звернення, облік та аналіз розглянутих звернень.

Інші терміни вживаються в значеннях, визначених у Законі України «Про звернення громадян» (далі – Закон).

4. Діловодство за зверненнями громадян у Верховному Суді здійснюється окремо від інших видів діловодства.

Вимоги Інструкції з діловодства Верховного Суду поширюються на діловодство щодо звернень громадян у частині загальних принципів роботи та в тій частині, яка прямо не визначена цією Інструкцією.

5. Ця Інструкція також поширюється на розгляд звернень юридичних осіб, об’єднань громадян без статусу юридичної особи, медіа та інших.
6. Контроль за додержанням діловодства за зверненнями громадян у Верховному Суді здійснюють відповідальні підрозділи.
7. Звернення громадян, викладені в письмовій або усній формі, класифікуються на пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.

Пропозиція (зауваження) – звернення, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності Верховного Суду як органу державної влади, його посадових осіб, а також думка щодо врегулювання і вдосконалення його / їх діяльності.

Заява (клопотання) – звернення з проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією і чинним законодавством прав та інтересів громадян або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності Верховного Суду як органу державної влади.

Скарга – звернення з вимогами про поновлення прав і захисту законних інтересів громадян.

8. Звернення може бути подано окремою особою (індивідуальне) або групою осіб (колективне).
9. За способом доставки звернення визнаються такими, що подані особисто, зокрема на особистому прийомі, надійшли поштою, електронною поштою, по телефону.
10. За ознакою надходження звернення визнаються первинними, повторними та дублетними.

Первинні – звернення від особи, яка вперше звернулася до Верховного Суду.

Повторні – звернення тієї самої особи з того самого питання, зокрема якщо первинне звернення не вирішено по суті або вирішено в неповному обсязі.

Дублетні – звернення тієї самої особи з того самого питання, що одержані різними способами доставки, у тому числі ті, що надійшли за належністю.

ІІ. Приймання, реєстрація та проходження звернень громадян

1. Звернення приймають у робочий час, установлений правилами внутрішнього трудового розпорядку:

письмові – працівники служб діловодства;

усні від громадян, представників юридичних осіб, об’єднань громадян без статусу юридичної особи – працівники служб розгляду звернень та надання інформації;

усні на особистому прийомі громадян – працівники служб розгляду звернень та надання інформації;

усні від представників медіа – працівники підрозділу, що відповідає за комунікаційну діяльність.

2. Електронне звернення приймається на визначені офіційні електронні адреси Верховного Суду (офіційні електронні адреси Суду містять такий реквізит: @supreme.court.gov.ua) або шляхом заповнення електронної форми, яка розміщується на офіційному вебсайті Верховного Суду.

Датою подання електронного звернення є дата його надходження на визначену електронну адресу або дата заповнення електронної форми та її відправлення. Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну адресу в неробочий час (день), то датою подання електронного звернення вважається наступний після цього часу (дня) робочий день.

Застосування електронного цифрового підпису під час надсилання електронного звернення не вимагається.

У разі надходження помилково адресованого електронного звернення чи якщо електронний документ надійшов повторно (повторного надходження від особи одного й того самого електронного документа) відповідальний за реєстрацію документів працівник відмовляє в реєстрації цього документа із зазначенням однієї з наведених підстав шляхом надіслання такої інформації на електронну адресу заявника.

3. Приймання звернень особисто від заявника здійснюється в спеціально визначених місцях, де створюються умови для їх подання, зокрема, особами з інвалідністю.
4. Усі звернення, крім усних, підлягають невідкладній реєстрації в Автоматизованій системі документообігу Верховного Суду (далі – АСДС) у відповідній картотеці шляхом заповнення електронної реєстраційно-моніторингової картки, яка повинна містити такі реквізити: вид документа, спосіб доставки, дата реєстрації, реєстраційний номер документа, контрольний строк виконання, заявник (кореспондент, група кореспондентів), поштова адреса або адреса електронної пошти, номер засобу зв'язку, вихідні дата та номер документа, короткий зміст, ознака надходження, категорія звернення, кому направлено, зміст і дата резолюції, прізвище автора резолюції, відмітка про результати попереднього розгляду документа (продовження строку розгляду), відмітка про виконання документа (надіслано за належністю, із задоволенням звернення, з відмовою в задоволенні звернення тощо).

Усні звернення, оформлені під час особистого прийому, реєструються як письмові звернення.

Усні звернення автоматично фіксуються програмними засобами, за допомогою яких приймаються телефонні виклики, шляхом аудіозапису телефонних розмов.

Усні звернення, подані по телефону, записуються та реєструються як письмові звернення на вимогу заявника».

5. Ідентифікація документа здійснюється з урахуванням його змісту, а не назви та форми.

Рішення щодо належності документа до звернення, у разі потреби, ухвалюється з наданням методичної допомоги працівників служб розгляду звернень та надання інформації.

6. У разі надходження повторних, дублетних звернень такі звернення реєструються за основним номером первинного звернення із зазначенням порядкового номера документа в групі документів, пов’язаних з основним номером.
7. Колективні звернення реєструються шляхом унесення інформації про заявника, який у зверненні підписався першим або адреса якого вказана першою.
8. За категорією розподіляються звернення:

про діяльність Верховного Суду (зокрема щодо незгоди із судовими рішеннями і процесуальною діяльністю суддів, прискорення розгляду справи, врахування / неврахування певних позицій, документів під час розгляду справи, судової практики / правових позицій Верховного Суду, визначення судді, колегії суддів (у тому числі незгоди з визначеним складом, відводів);

про діяльність Пленуму Верховного Суду;

про діяльність зборів суддів;

про діяльність Апарату Верховного Суду (зокрема щодо не надіслання судової кореспонденції, копій судових рішень, не реєстрації / неналежної реєстрації документів, незгоди з отриманим листом-відповіддю, автоматизованого / повторного автоматизованого розподілу справ, незгоди з діями / бездіяльністю посадових осіб Апарату Верховного Суду, розпорядження бюджетними коштами, публічних закупівель);

про діяльність Верховного Суду із запобігання корупції;

інше (зокрема щодо незгоди з процесуальною чи іншою діяльністю місцевих та апеляційних судів, незгоди з діями / бездіяльністю інших органів, установ, посадових осіб цих органів, отримання правової допомоги (роз’яснень, консультацій).

9. Після реєстрації звернення, що надійшло в паперовій формі, вміщується в обкладинку, яка містить такі реквізити: найменування суду, прізвище заявника тощо
10. Після реєстрації звернення передаються керівництву Верховного Суду для визначення виконавця / виконавців. Після вчинення керівництвом Верховного Суду резолюції звернення опрацьовує відповідний структурний підрозділ (бере на контроль) в АСДС, після чого передає їх виконавцям.

Підготовку відповіді на звернення здійснює відповідальний підрозділ, або інший підрозділ, визначений у резолюції керівництва Верховного Суду (головний виконавець). У разі потреби до участі в підготовці відповіді залучається структурний підрозділ, до компетенції якого належить вирішення порушеного у зверненні питання (співвиконавець).

Опрацювання звернень, отриманих від медіа, здійснюється з обов’язковою участю підрозділу, що відповідає за комунікаційну діяльність.

11. Після визначення виконавців згідно з резолюцією керівництва Верховного Суду звернення невідкладно передається їм для опрацювання засобами АСДС. Оригінал звернення, що надійшло в паперовій формі, передається головному виконавцю.

ІІІ. Розгляд звернень громадян

1. Співвиконавець передає головному виконавцеві інформацію, необхідну для розгляду звернення, упродовж 7 календарних днів щодо звернень, термін розгляду яких становить 15 календарних днів; упродовж 15 календарних днів – щодо звернень, термін розгляду яких не перевищує одного місяця; 30 календарних днів – щодо звернень, термін розгляду яких становить 45 календарних днів.

У разі порушення строків подання або неналежного опрацювання звернення співвиконавцем працівник підрозділу, який є головним виконавцем, інформує про це свого керівника.

Після отримання інформації від співвиконавця працівник підрозділу, який є головним виконавцем, оформлює проєкт відповіді, узгоджує його та подає для підписання.

2. Якщо питання, порушені в одержаному зверненні, не належать до повноважень Великої Палати Верховного Суду, касаційного суду в складі Верховного Суду, самостійного структурного підрозділу Апарату Верховного Суду, таке звернення разом зі службовою запискою протягом не більше ніж 3 календарних дні після його надходження пересилається відповідному структурному підрозділу Верховного Суду для надання відповіді на звернення.

IV. Відповіді на звернення громадян

1. Звернення, яке не відповідає вимогам до звернення, передбаченим статтею 5 Закону, повертається заявнику з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через 10 календарних днів від дня його надходження.

У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, воно в термін не більше ніж пʼять днів повертається громадянину з відповідними розʼясненнями.

Копії таких звернень зберігаються в АСДС.

У таких випадках у графі «Відмітка про виконання» реєстраційно-моніторингової картки звернення в АСДС зазначається результат розгляду – «Повернуто авторові».

2. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також те, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються (залишаються без розгляду) повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті скарги, які подано з порушенням термінів, передбачених статтею 17 Закону.

У таких випадках у графі «Відмітка про виконання» реєстраційно-моніторингової картки звернення в АСДС зазначається результат розгляду – «Залишено без розгляду».

3. Якщо питання, порушені у зверненні, не належать до повноважень Верховного Суду, то таке звернення в п’ятиденний термін із дня його отримання надсилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі із супровідним листом. Про це повідомляється суб’єкту подання звернення.

У такому випадку в графі ’’Відмітка про виконання’’ реєстраційно-моніторингової картки звернення в АСДС зазначається результат розгляду – «Переслано за належністю».

Якщо звернення з об’єктивних причин не може бути розглянуте та надіслане за належністю, зокрема якщо вирішення порушених питань не належить до предмета регулювання Закону, заявнику надаються відповідні роз’яснення.

У такому випадку в графі «Відмітка про виконання» реєстраційно-моніторингової картки звернення в АСДС зазначається результат розгляду – «Роз’яснено»;

4. Звернення громадян розглядаються в терміни, передбачені статтею 20 Закону.

Звернення, що надійшли від народних депутатів України, розглядаються відповідно до вимог та в порядку, які визначені Законом України «Про статус народного депутата України».

5. За результатами розгляду звернень по суті може бути ухвалено одне з таких рішень:

задоволено – ужито заходів до повного або часткового поновлення прав і законних інтересів заявника. Не може вважатися задоволеним звернення, рішення за яким ухвалено не за вимогами громадянина, а за результатами виявлених недоліків або порушень закону;

відмовлено в задоволенні – вимоги заявника, викладені у зверненні, визнані необґрунтованими.

Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненні, доводиться до відома заявника в письмовій формі з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови. Одночасно вказуються заходи, яких ужито для перевірки цього звернення.

У разі задоволення (часткового задоволення) звернення в графі «Відмітка про виконання» реєстраційно-моніторингової картки звернення в АСДС зазначається результат розгляду – «Задоволено звернення», а в разі відмови в задоволенні – «Відмовлено в задоволенні звернення».

6. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення надсилається тому громадянину, який у зверненні підписався першим або адреса якого вказана першою.
7. Відповідь на звернення надається за підписом посадової особи, визначеної в резолюції керівництва Верховного Суду.

Лист-відповідь на звернення, як правило, надсилається на електронну адресу його автора (крім випадків, коли автор звернення визначив іншу форму відповіді або електронна адреса невідома) із застосуванням кваліфікованого електронного підпису.

У разі коли за результатами розгляду звернення надається усна відповідь, у реєстраційно-моніторинговій картці в АСДС робиться відмітка «надано усну відповідь».

8. Звернення, на які надаються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується після ухвалення рішення і вжиття заходів щодо остаточного розгляду звернення.

V. Аналіз стану роботи зі зверненнями громадян і звітність

1. Служба розгляду звернень та надання інформації секретаріату касаційного суду щомісяця до 3 числа місяця, що настає за звітним, подає керівнику відповідного секретаріату й до служби розгляду звернень та надання інформації Верховного Суду та Великої Палати в електронній формі звіт щодо розгляду звернень громадян касаційним судом за формою, наведеною в додатку».
2. Служба розгляду звернень та надання інформації Верховного Суду та Великої Палати до 5 числа місяця, що настає за звітним, формує звіт щодо розгляду звернень громадян Верховним Судом, подає його керівнику Апарату Верховного Суду чи його першому заступнику та для оприлюднення на офіційному вебсайті Верховного Суду й на Єдиному державному вебпорталі відкритих даних».

Звіт складається накопичувальним підсумком даних за відповідні звітні періоди.

3. З метою вивчення громадської думки, своєчасного виявлення та усунення причин, що призводять до порушення прав і законних інтересів громадян, урахування пропозицій у роботі Верховного Суду відповідальний підрозділ щомісяця аналізує та узагальнює інформацію, що міститься у зверненнях громадян.

VI. Зберігання матеріалів діловодства за зверненнями громадян

1. Звернення і матеріали про їх виконання зберігаються в АСДС. Оригінали звернень, що надійшли в паперовій формі, і матеріали про їх виконання зберігаються в головного виконавця або службі діловодства.

За потреби копії електронних звернень і матеріалів про їх виконання можуть зберігатись у порядку, визначеному для звернень, що надійшли в паперовій формі.

2. Кожне звернення з копією листа-відповіді та всіма документами щодо його опрацювання (крім копій документів, наданих заявникові) становить у справі самостійну групу. До цієї групи належать: копії листів про направлення звернення за належністю, копії повідомлень про продовження строку розгляду звернення, службові записки та інші документи, підготовлені структурними підрозділами у зв'язку з опрацюванням звернення.
3. Строк зберігання документів за зверненнями визначається відповідно до строків, визначених у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, і номенклатурою справ.
4. Відповідальність за формування та зберігання справ із зверненнями несе особа, відповідальна за ведення діловодства у відповідальному підрозділі або службі діловодства.